Überblick zur Stammdatenerfassung
Durch die Integration des Veranstaltungsraum-Managements in die uniweite IT-Landschaft werden eine Reihe von Daten nicht im Campusmanagementsystem StudiLöwe selbst erfasst und gepflegt. Diese sogenannten Stammdaten werden aus anderen Systemen durch automatisierte Schnittstellen unverändert übernommen.
Das Ziel dieses Vorgehens ist die einheitliche Datengrundlage in allen beteiligten Programmen sowie die zentrale einmalige Datenerfassung und -pflege. Für den Betrieb einer solchen integrierten IT-Landschaft hat das zur Folge, dass die benötigten Daten in den Fremdsystemen auch wirklich vollständig und korrekt erfasst sind. Auch stehen veränderte Daten je nach System erst bis zu 24 Stunden nach der Datenkorrektur in den anderen Systemen zur Verfügung
Raumstammdaten / Hörsaalausstattung
Datenherkunft:
Die Veranstaltungsräume sowie deren Stammdaten werden zentral im CAFM-System PLANON des Dezernat 5 erfasst und verwaltet. Die Daten werden dann vom Campusmanagementsystem übernommen.
Deshalb ist es auch erforderlich sämtliche, im Campusmanagementsystem benötigten Veranstaltungsräume auch im CAFM-System PLANON zu erfassen.
Das bedeutet, dass Korrekturen bei fehlerhaften oder fehlenden Daten zwingend im CAFM-System vorzunehmen sind. Die Übertragung der geänderten Angaben in andere Systeme erfolgt dann automatisch.
Datenpflege
Für die Pflege der Veranstaltungsräume im CAFM-System ist Dez. 5, Abt. 5.2 / Flächenmanagement verantwortlich. Insbesondere für die fakultätsverwalteten Räume oder die durch das ZIM bereitgestellte Medientechnik ist die selbständige Übermittlung der entsprechenden Daten durch die Raumkoordinatoren*innen vor Ort oder die ZIM-Betreuer*innen aber unerläßlich.
Zur Meldung neuer oder geänderter Daten steht ein Webformular Meldung Veranstaltungsraum auf der Seite des Dez.5-Ticketsystems zur Verfügung. Dort werden alle relevanten Daten abgefragt und direkt an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Gerne kann die Korrektur aber auch auf telefonischem Wege abgesprochen werden.
Die Änderung der Daten im CAFM-System wird anschließend, in jedem Fall manuell und nach Prüfung der eingegangenen Änderungsmeldung, durch die Mitarbeiter des Dez.5 durchgeführt.
Datenumfang
| Name | Beschreibung |
| ID | Eindeutige Kennzeichnung des Raumes (i.d.R. die Raumnummer) |
| Name | Optionaler Name (z.B. "Hörsaal 33") |
| Typ | Art des Raumes (Hörsaal, Seminarraum, Labor, usw.) |
| Anz. Sitzplätze | Anzahl der Sitzplätze |
| Reduzierte Sitzpl.(Covid) | Nutzbare Sitzplatzanzahl unter Covid-Bedingungen |
| Anz. Rollstuhlplätze | Anzahl der möglichen Rollstuhlplätze |
| Bestuhlung | Feste oder lose Bestuhlung |
| Hörsaalausstattung | Nichttechnische Ausstattung mit Tafeln, Pulten, etc. |
| Medientechnische Ausstattung | Ausstattung mit Medientechnik |
| Bemerkungen (öffentlich) | Allgemein zugängliche Anmerkung (z.B. zu Nutzungseinschränkungen) |
| Raumkoordinatorengruppe | Zuständige Raumkoordinatorengruppe |
Datenkontrolle:
Sie können jederzeit den aktuellen Datenbestand im Dezernat 5 - Ticketsystem einsehen und kontrollieren.
Nach der Anmeldung mit Ihrem ZIM-Account können Sie die definierten Veranstaltungsräume sowie die erfassten Stammdaten einsehen. Es wird neben den nach PLANON zurückgemeldeten Belegungen auch ein Lageplan zur Verfügung gestellt. Die Ergebnisse können dort zudem ausgedruckt oder in eine EXCEL-Datei übertragen werden.
