Das Veranstaltungsraum-Management an der Bergischen Universität Wuppertal wird zukünftig mit Hilfe des Campusmanagementsystems StudiLöwe durchgeführt. Sämtliche Veranstaltungen in den verschiedenen Veranstaltungsräumen der Universität Wuppertal (Hörsäle, Seminarräume, Labore, etc.) werden mit Hilfe dieses Systems zentral verwaltet, die beteiligten Mitarbeiter und IT-Systeme online vernetzt.

Für die Bereitstellung, den Betrieb und die Nutzungsregeln von StudiLöwe ist Dezernat 6 federführend zuständig. Dort bekommen Sie auch Unterstützung bei Fragen zur Programmnutzung.

Weitere Informationen zum StudiLöwe finden sie auf der Internetseite des Dez. 6.

Veranstaltungen der Fakultäten und anderer uniinterner Nutzer

• Die Veranstaltungen der Fakultäten und anderer uniinterner Nutzer mit Zugang zum StudiLöwe werden von den jeweiligen Department-Administratoren selbst im StudiLöwe angelegt. Neben den Veranstaltungsdaten ist hierbei ein Termin sowie eine Anzahl gewünschter Räume anzugeben wodurch automatisch eine Raumanfrage im StudiLöwe erzeugt wird.
• Um Raumanfragen korrekt bearbeiten zu können bitten wir folgende Hinweise zu beachten:
  1. Geben Sie bitte immer die erwartete Teilnehmeranzahl an um Ihnen auch größere Hörsäle zuweisen zu können.
  2. Bei "Gewollten Raumkonflikten" (zwei Veranstaltungen finden zusammen in einem Raum statt) bitten wir um entsprechende Hinweise im Bemerkungsfeld der Raumanfrage um die Veranstaltung bei der Raumzuweisung nicht auseinander zu reißen.
  3. Bei Anfragen zu einer Tagung / einem Kongress nutzen Sie bitte immer die entsprechende Veranstaltungsart um diese Anfragen auch schon unabhängig von der Semesterplanung identifizieren zu können.
  4. Für reine Online-Veranstaltungen bitte keinen Präsenzraum anfragen damit Räume nicht grundlos blockiert werden.
• Die vom Department-Administrator initiierte Raumanfrage wird programmintern an den zuständigen Raummanager (z.B. das "Zentrale Hörsaalmanagement (Dez. 5.2)") weiter geleitet. Dieser prüft die Raumanfrage und gibt sie frei oder lehnt ab. Alternativ kann auch ein anderer Raum im Zuständigkeitsbereich des Raummanagers zugewiesen werden.
• Eine zeitliche Verschiebungen oder die Verlegung in den Raum anderer Zuständigkeitsbereiche ist programmtechnisch nicht möglich. In solchen Fällen muss die Raumanfrage von uns zunächst abgelehnt werden. Dann hat der Department-Administrator der Fakultät die Möglichkeit eine neue Raumanfrage mit veränderten Anfrageparametern zu stellen.
• Der Department-Administrator, welcher die Raumanfrage initiiert hat, bekommt im StudiLöwe automatisch die Rückmeldung über die Bearbeitung der Raumanfrage und informiert anschließend den Veranstalter.
• Der Status der Veranstaltungen ist für den Veranstalter (oder seinen Department-Administrator) jederzeit über den StudiLöwe einsehbar. Jegliche zusätzliche Information entfällt.
• Auch die Veranstaltungsteilnehmer können den Status jederzeit über das Studentenportal einsehen, sobald der Veranstalter die Veranstaltung dafür freigeschaltet hat.

Veranstaltungen der Verwaltung

• Für Veranstaltungen der Verwaltung fungiert das "Zentrale Hörsaalmanagement (Dez. 5.2)" als Department-Administrator im StudiLöwe. Das heißt, es erfasst die Veranstaltungen unabhängig davon in welchem Raum sie stattfinden im StudiLöwe und hält den Veranstalter über seine Termine auf dem Laufenden.
• Für die Anfrage nutzen die Veranstalter nach Möglichkeit unsere Raumanfrage auf dieser Internetseite oder klären das Vorgehen telefonisch ab.
• Das "Zentrale Hörsaalmanagement (Dez. 5.2)" legt anschließend die Veranstaltung im StudiLöwe an, klärt mögliche freie Raumkapazitäten und gibt die Veranstaltung i.d.R. sofort (soweit es die Buchungsregeln der BUW zulassen) frei.
• Der Veranstalter wird durch das "Zentrale Hörsaalmanagement (Dez. 5.2)" mittels separater Buchungsbestätigung (mündlich, schriftlich, o.ä.) über die erfolgte Raumbuchung informiert.
• Auch spätere Nachfragen, Änderungen, Stornierungen, etc. laufen immer außerhalb von StudiLöwe über direkten Kontakt zwischen dem "Zentralen Hörsaalmanagement (Dez. 5.2)" und dem Veranstalter.

Veranstaltungen externer Mieter

• Ansprechpartner für den externen Veranstalter ist die "Buchhaltung (Dez. 5.2)", welche im Kontakt mit dem Veranstalter die organisatorische und abrechnungstechnische Abwicklung der Veranstaltung übernimmt.
• Das "Zentrale Hörsaalmanagement (Dez. 5.2)" fungiert auch für externe Veranstaltungen als Department-Administrator im StudiLöwe. Das heißt, es erfasst die Veranstaltungen im StudiLöwe.
• Im Kontakt zwischen dem "Zentralen Hörsaalmanagement (Dez. 5.2)" und der "Buchhaltung (Dez. 5.2)" werden die Veranstaltungstermine im StudiLöwe angelegt und gebucht.
• Der Veranstalter wird durch eine separate Buchungsbestätigung über die "Buchhaltung (Dez. 5.2)" informiert.
• Auch spätere Nachfragen, Änderungen, Stornierungen, etc. laufen immer außerhalb von StudiLöwe über direkten Kontakt zwischen der "Buchhaltung (Dez. 5.2)" und dem externen Veranstalter.

Mit einer erfolgreichen Raumbuchung bekommen Sie lediglich das Nutzungsrecht zu den angefragten Veranstaltungszeiten zugesprochen. Ausdrücklich weisen wir darauf hin, dass eine Raumzusage keine Genehmigung zur Durchführung der Veranstaltung an sich ist. Der Veranstalter ist ggf. dazu verpflichtet, weitere Freigaben einzuholen, Meldungen zu machen oder Regelungen einzuhalten.

Denken Sie u.a. an folgende Punkte:

• Zusätzliche Anmeldung von Veranstaltungen außerhalb der Regelöffnungszeiten mit entsprechendem Formular
• Genehmigung von Nicht-Lehrveranstaltungen in den Vorlesungs- und Prüfungszeiträumen durch das Rektorat. Diese muss i.d.R. schon bei der Raumanfrage zur Veranstaltung vorgelegt werden bzw. wird vom "Zentralen Hörsaalmanagement (Dez. 5.2)" vor jeder weiteren Bearbeitung eingeholt.
• Eigenverantwortliche Einhaltung und Dokumentation behördlicher Hygiene-Regeln
• Eigenverantwortliche Einhaltung und Dokumentation besonderer Bestimmungen bei Durchführung von Veranstaltungen mit externen Teilnehmern unter tagesaktuellen Corona-Bedingungen

Veranstaltungen der Verwaltung werden vom "Zentralen Hörsaalmanagement (Dez. 5.2)" im StudiLöwe erfasst und bearbeitet. Um solche Veranstaltungen bearbeiten zu können, benötigen wir eine Reihe von Informationen, die Sie uns am einfachsten über ein Webformular zur Verfügung stellen können.

Raumanfrage

Bei kurzfristigen Terminwünschen (innerhalb von 1 bis 2 Tagen) möchten wir Sie bitten, sich in jedem Fall telefonisch bei uns zu melden.

Veranstaltungen der Fakultäten und anderer uniinterner Nutzer mit Zugang zum StudiLöwe können nicht vom "Zentralen Hörsaalmanagement (Dez. 5.2)" im StudiLöwe angelegt werden.

Bitte leiten Sie uns in diesen Fällen Ihre Raumanfragen über den zuständigen Department-Administrator direkt mittels StudiLöwe zu! Dadurch haben Sie und Ihre Teilnehmer später jederzeit den direkten Zugriff auf den Status Ihrer Veranstaltungen.