Berechtigungen und Zuständigkeiten

Schlüsselinhaber

Ist verantwortlich für den Schlüssel gegenüber der ausgebenden Stelle.
Ist verantwortlich für sämtliche Anträge.
Schlüsselinhaber können nur fest angestellte Mitarbeiter der BUW sein.
Kann Schlüssel für andere Mitarbeiter übernehmen und an diese weiterreichen.
Ist verantwortlich für die Unterrichtung seiner Schlüsselträger bei veränderten Schließberechtigungen oder Befristungen.
Ist verantwortlich für die Unterrichtung sämtlicher Raumnutzer über seine Zugangsberechtigungen für Fremdräume.

Schlüsselträger

Ist der eigentliche Nutzer des Schlüssels.
Nicht fest angestellte Mitarbeiter erhalten ihren Schlüssel von einem berechtigten Schlüsselinhaber.
Es sollte darauf geachtet werden, dass Schlüsselträger immer auch Schlüsselinhaber sind sobald die notwendigen Voraussetzungen (= Festanstellung) erfüllt sind.

Leiter

Verantwortlich für die inhaltliche Korrektheit und Zulässigkeit der Anträge.
Zuständig ist der Dekan, Dezernent oder Leiter einer ZE, in dessen Verantwortungsbereich die zu schließenden Räume liegen.

Notwendige Anträge

Korrekt ausgefüllte Antragsformulare erforderlich bei

Neuausgabe eines Schlüssels
Übertragung eines Schlüssels auf einen anderen Namen
Erweiterte Schließberechtigungen (nur bei mechatronischen-Schlüsseln)
Verlängerung oder Aufhebung einer Befristung (nur bei mechatronischen-Schlüsseln)

Formlose schriftliche Beantragung (z.B. e-Mail) erforderlich bei

Rücknahme von Schließberechtigungen (nur bei mechatronischen-Schlüsseln)
Verkürzung oder Einrichtung einer Befristung (nur bei mechatronischen-Schlüsseln)

Kein Antrag erforderlich bei

Regeln

Jeder Schlüsselverlust ist umgehend schriftlich zu melden.
Für verlorene Schlüssel haftet der Schlüsselinhaber mit 25 € plus möglicher weiterer Kosten bei notwendiger Neubeschaffung.
Defekte und ggf. zerbrochene Schlüssel sind in allen Bestandteilen abzuliefern.

Regeln

In der Regel ist bei allen Vorgängen für jeden Schlüssel ein separater Antrag zu stellen. Änderungen an Schlüsseln eines Schlüsselinhabers können jedoch mit einem einzigen Antrag beantragt werden.
Es ist immer das aktuellste Antragsformular zu nutzen. Alte Vordrucke können von der Bearbeitung zurückgewiesen werden. Sie erreichen die Formulare ausschließlich über das Dez.5-Ticketsystem.
Der Schlüssel soll durch den Schlüsselinhaber abgeholt werden (Ausweisung und Unterschrift). Nur in Ausnahmefällen (z.B. Schlüssel für SHKs) kann der Schlüssel einer Vertretung ausgehändigt werden.