Dezernat 5: Gebäude- Sicherheits- und Umweltmanagement

Ablauf - Schlüsselantrag

Anmeldung

Nach dem ersten Aufruf eines Services während einer Browsersitzung müssen Sie sich zunächst am System anmelden. Nutzen Sie dazu Ihren ZIM-Account und das zugehörige persönliche Passwort.

Studentische Hilfskräfte nutzen bitte ihren 'S-Account'.

Antragserfassung

  1. Die erscheinende Eingabemaske ist von oben nach unten auszufüllen.
  2. Der Bereich Antrag wird automatisch belegt uns ist nicht änderbar:
    • unter Beschreibung wird der Antragstyp angezeigt
    • unter Erfasst von wird der Erfasser des Antrags angezeigt
    • unter Erfasst am wird der Zeitpunkt der Antragserfassung angezeigt
  3. Der Bereich Schlüssel-Ausgabestelle enthält Angaben zum betroffenen Campus:
    • Die verschiedenen Campusbereiche besitzen voneinander unabhängige Schließanlagen und eigene Schlüssel-Ausgabestellen. Deshalb ist hier für die Zuordnung der Anträge der richtige Campus auszuwählen.
    • Aktuell ist nur der Campus Grifflenberg an diesen neuen Antrag angeschlossen. Die anderen Campusbereiche folgen demnächst. Nutzen Sie bis dahin weiterhin die bekannten PDF-Anträge.
  4. Der Bereich Schlüsselinhaber*in enthält Angaben zum Antragsteller:
    • Schlüsselinhaber*innen müssen an der Universität fest angestellt sein! Nicht berechtigte Personen können als Schlüsselträger*in einen Schlüssel auf Namen und Verantwortung eines berechtigten Schlüsselinhabers*in erhalten (Angabe weiter unten).
    • Falls Sie den Schlüsselantrag im Namen einer anderen Person eingeben, ist diese unter Schlüsselinhaber*in einzugeben. Sie können den Namen manuell eingeben oder über die Suchfunktion (Schaltfläche rechts vom Eingabefeld) nach bestimmten Kriterien suchen lassen. Bitte beachten Sie, dass nur registrierte Personen als Schlüsselinhaber*in ausgewählt werden können.
    • Ist der Schlüsselinhaber*in zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht im System registriert (i.d.R. ein neuer Mitarbeiter) ist im Antrag als Schlüsselinhaber*in Mitarbeiter, Neu auszuwählen und der Name im Anmerkungsfeld anzugeben.
  5. Der Bereich Antragsgrund enthält die eigentlichen Angaben zum Schlüsselantrag:
    • Für eine fehlerfreie Funktionalität sind die Felder hier von oben nach unten auszufüllen!
    • Wählen Sie zunächst den Grund dieses Schlüsselantrags aus:
      • Neuer Schlüssel: für einen gänzlich neuen Schlüssel
      • Berechtigungsänderung: für Änderungen an den Schließberechtigungen eines bestehenden Schlüssels
      • Befristungsänderung MIT Berechtigungsänderung: für die Verlängerung einer Schlüsselbefristung mit gleichzeitiger Änderung der Schließberechtigungen
      • Befristungsänderung OHNE Berechtigungsänderung: für die einfache Verlängerung einer Schlüsselbefristung
      • Schlüsselübernahme MIT Berechtigungsänderung: für die Umschreibung eines Schlüssels auf einen neuen Schlüsselinhaber*in mit gleichzeitiger Änderung der Schließberechtigungen
      • Schlüsselübernahme OHNE Berechtigungsänderung: für die einfache Umschreibung eines Schlüssels auf einen neuen Schlüsselinhaber*in
      • Sonderfall: für gleichartige aber beliebige Berechtigungsänderungen für mehrere Schlüssel in einem Antrag
    • Je nach ausgewähltem Grund erscheinen zusätzliche Eingabefelder die alle ausgefüllt werden müssen.
      • Für folgenden Schlüsselträger*in: Sie haben die Auswahl zwischen mich selbst oder einen abweichenden Schlüsselträger*in, den Sie in das entsprechende Feld eintragen müssen. Hier können frei wählbare Bezeichnungen verwendet werden, also z.B. auch "Hilfskraftschlüssel" o.ä..
      • Für Schlüsselnummer: Geben Sie hier die Nummer des zu ändernden Schlüssels an. Diesen finden Sie auf dem Steg des Schlüssels selbst oder in dem ursprünglichen Ausgabeprotokoll. Bei Eingabe einzelner Bestandteile der Schlüsselnummer werden Ihnen Vorschläge gemacht von denen Sie einen auswählen müssen.
  6. Der Bereich Schließberechtigungen enthält Angaben zu den gewünschten Berechtigungen:
    • Hier sind nur solche Räume anzugeben, für welche auf Grund dieses Antrags Berechtigungsänderungen durchgeführt werden müssen. Das bedeutet bei Änderungsanträgen, dass hier nur die zusätzlichen oder zu löschenden Schließberechtigungen anzugeben sind.
    • Geben Sie die Raumnummern in der offiziellen Form an, z.B. P.10.24!
    • Es können beliebig viele Räume, getrennt durch beliebige aber eindeutige Trennzeichen angegeben werden.
  7. Der Bereich Befristung enthält Angaben zu einer möglichen Befristung des Schlüssels:
    • Befristete Schlüssel sind nur bis zum Stichtag nutzbar. Dadurch ist es möglich, an abweichende Schlüsselträger*innen weitergegebene Schlüssel nur bis zum jeweiligen Vertragsende zu befristen.
    • Verlängerungen bzw. Verkürzungen sind über einen neuen Schlüsselantrag und bei Vorlage des Schlüssels in der Ausgabestelle jederzeit möglich.
    • Wählen Sie zunächst aus, ob eine Befristung gewünscht ist.
    • Geben Sie dann das mögliche Befristungsdatum ein.
  8. Der Bereich Sonderfall enthält die Angaben bei Beantragung neuer Berechtigungen für eine Vielzahl von Schlüsseln:
    • Für die Nutzung dieser Antragsform ist in jedem Fall eine vorherige Kontaktaufnahme mit der zuständigen Schlüssel-Ausgabestelle erforderlich!
    • Geben Sie die betroffenen Schlüsselnummern bitte mit mindestens den letzten 5 Stellen an.
    • Geben sie die Schließberechtigungsänderungen bitte mit korrekten Raumnummern und der Angabe an, ob diese neu berechtigt werden soll oder ob die bestehende Berechtigung entfallen soll.
  9. Der Bereich Anmerkungen enthält optionale weitere Angaben an die Schlüssel-Ausgabestelle:
    • Falls der Schlüsselinhaber*in noch nicht in unserem System erfasst ist (neuer Mitarbeiter) tragen Sie hier z.B. den Namen ein!
    • Das Eingabefeld kann auch für informelle Mitteilungen an die Schlüssel-Ausgabestelle genutzt werden.

Einreichen / Absenden

  1. Nachdem Sie die Maske vollständig ausgefüllt haben überprüfen Sie bitte noch einmal Ihre Eingaben. Eine Änderung ist nach Absenden des Schlüsselantrags leider nur noch durch unser Helpdesk nach telefonischer Rücksprache möglich.
  2. Ist alles OK, so schließen Sie die Eingabe durch Betätigen des EINREICHEN-Buttons ab.
  3. Sie erhalten ein Rückmeldung über den von Ihnen erfassten Schlüsselantrag.
  4. Merken Sie sich für spätere Nachfragen bzw. die Meldungsverfolgung bitte die angegebene Auftragsnummer.
  5. Kontrollieren Sie bitte die Korrektheit der angegebenen E-Mailadressen. Falls der Schlüsselihaber*in nicht unter den angegebenen E-Mailadressen erreichbar ist, melden Sie sich bitte umgehend telefonisch beim Helpdesk. Die Änderung dieser Mailadressen in unserem System können Sie nur selber über das ZIM-Telefonbuch veranlassen!
  6. Für Ihre Unterlagen können Sie bei Bedarf diese Rückmeldung über die normale Druckfunktion des Browsers ausdrucken.
  7. Das Bestätigungsfenster kann durch SCHLIESSEN geschlossen werden.

Hinweis: Sollten Sie nach Absenden des Schlüsselantrags wichtige Änderungswünsche haben, so wenden Sie sich bitte unter Angabe der Auftragsnummer telefonisch an unser Helpdesk.

Unterschrift

Schlüsselanträge sind sicherheitsrelevant. Deshalb ist die Unterschrift eines legitimierten Mitarbeiters für die Bearbeitung unbedingt erforderlich.
Folgendes weitere Vorgehen ist daher notwendig:

  1. Nachdem der Antrag durch Sie in unserem System erfasst wurde, wird er einer ersten Vorabprüfung in unserem Helpdesk unterzogen.
  2. Das Helpdesk versendet i.d.R. kurzfristig an die, in der Antragsbestätigung angegebenen E-Mailadresse für den Schlüsselinhaber*in einen vorbereiteten Antrag im PDF-Format.
  3. Achten Sie in Ihrem E-Maileingang auf eine Mail mit dem Betreff Ihr Antrag 'SLU Schlüsselantrag' - Zur Unterschrift und Rückgabe.
  4. Öffnen Sie die anhängende PDF-Datei mit einem passenden Programm (z.B. dem AcrobatReader).
  5. Drucken Sie die zweite Seite des Antrags aus.
  6. Tragen Sie im Bereich Anforderer den Namen der o.g. legitimierten Person ein (i.d.R. der zuständige Dekan, Dezernent oder Leiter der zentralen Einheit).
  7. Stempeln Sie den Antrag an der vorgesehenen Stelle ab.
  8. Lassen sie den Antrag an der vorgesehenen Stelle von der o.g. Person unterzeichnen.
  9. Leiten Sie den Antrag per Hauspost an das Gebäudemanagement / Dezernat 5 weiter.

Bitte beachten Sie: Der Schlüsselantrag kann erst bearbeitet werden, nachdem der unterschriebene Antragsvordruck im Dezernat 5 eingegangen ist.

Weitere Infos über #UniWuppertal: