Ablauf - Schlüsselverlustmeldung

Nach dem ersten Aufruf eines Services während einer Browsersitzung müssen Sie sich zunächst am System anmelden. Nutzen Sie dazu Ihren ZIM-Account und das zugehörige persönliche Passwort.

Studentische Hilfskräfte nutzen bitte ihren 'S-Account'.

1. Die erscheinende Eingabemaske ist von oben nach unten auszufüllen.
2. Der Bereich Auftrag wird automatisch belegt uns ist nicht änderbar:
   • unter Typ wird der Auftragstyp angezeigt
   • unter Erfasst von wird der Erfasser des Auftrags angezeigt
   • unter Erfasst am wird der Zeitpunkt der Auftragserfassung angezeigt
3. Der Bereich Auftraggeber enthält Angaben zum Auftraggeber:
   • Unter Telefonisch erreichbar ist eine Telefonnummer anzugeben unter der der Schlüsselnutzer telefonisch erreichbar ist. Dies kann sowohl eine interne als auch externe Nummer sein. Das weitere Vorgehen wird später über diese Telefonnummer abgestimmt.
   • Ist der Schlüsselnutzer zu üblichen Arbeitszeiten unter der vorab angegebenen Telefonnummer nicht erreichbar, geben Sie bitte unter zu folgenden Zeiten den möglichen Zeitraum für eine Kontaktaufnahme an.
4. Der Bereich Verlorene Schlüssel enthält Angaben zum verloren gegangenen Schlüssel:
   • Unter Schlüsselnummer/n sind die Nummern der verloren gegangenen Schlüssel einzutragen. Sie finden die Nummer auf dem Ausgabeprotokoll oder auch auf dem Schlüssel selbst (schwarzer Steg). Es reichen die letzten 5 Stellen der Schlüsselnummer aus!
   • Unter Schlüsselinhaber ist der bei uns registrierte zugehörige Mitarbeiter anzugeben. Dieser Mitarbeiter ist für den Schlüssel verantwortlich und erhält später die Rechnung. Sie können den Namen manuell eingeben oder über die Suchfunktion (Schaltfläche rechts vom Eingabefeld) nach bestimmten Kriterien suchen lassen. Bitte beachten Sie, dass nur registrierte Personen als Schlüsselinhabber ausgewählt werden können.
   • Unter Anmerkungen können Sie weitere Informationen zum Schlüsselverlust oder zum gewünschten weiteren Vorgehen machen.
5. Der Bereich Kostenübernahme enthält als Pflichtfeld die Bestätigung, dass die entstehenden Kosten mit dem Schlüsselinhaber abgerechnet werden.

Hinweis: Durch einen Klick auf die Infosymbole links von den Eingabefeldern erhalten Sie zusätzliche Hinweise zur Nutzung der Maske.

1. Nachdem Sie die Maske vollständig ausgefüllt haben überprüfen Sie bitte noch einmal Ihre Eingaben. Eine Änderung ist nach Absenden der Schlüsselverlustmeldung leider nur noch durch unser Helpdesk nach telefonischer Rücksprache möglich.
2. Ist alles OK, so schließen Sie die Eingabe durch Betätigen des EINREICHEN-Buttons ab.
3. Sie erhalten ein Rückmeldung über die von Ihnen erfasste Schlüsselverlustmeldung.
4. Merken Sie sich für spätere Nachfragen bzw. die Meldungsverfolgung bitte die angegebene Auftragsnummer.
5. Für Ihre Unterlagen können Sie bei Bedarf diese Rückmeldung über die normale Druckfunktion des Browsers ausdrucken.
6. Das Bestätigungsfenster kann durch SCHLIESSEN geschlossen werden.

Hinweis: Sollten Sie nach Absenden der Schlüsselverlustmeldung wichtige Änderungswünsche haben, so wenden Sie sich bitte unter Angabe der Auftragsnummer telefonisch an unser Helpdesk.

Schlüsselverlustmeldungen müssen immer schriftlich erfolgen. Das Ausfüllen dieser Maske genügt dieser Vorgabe. Das weitere Vorgehen ist stark abhängig vom jeweiligen Einzelfall und wird i.d.R. telefonisch mit dem Schlüsselnutzer / Schlüsselinhaber abgestimmt.

Auf jeden Fall ist es erforderlich, den neuen Schlüssel persönlich beim Schlüsselmanagement (Dezernat 5.2) abzuholen.

Die entstandenen Kosten werden dem Schlüsselinhaber in Rechnung gestellt und sind zeitnah per Überweisung zu begleichen.